home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / PMEMO1.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-26  |  6KB  |  109 lines
  1.     
  2.                   Overview of Memo Options:  Client file
  3.               Every Client record has its own word processor!
  4.  
  5. This  feature  allows you to create a second screen behind  any  individual ì
  6. Client  record with free-form text of up to 15,000 characters  PER  Client, ì
  7. given a 640K system memory.
  8.  
  9. In this second screen, you can scroll up and down and enter text as  though ì
  10. you were in a word processor.  
  11.  
  12. Indeed,  you  can think of this second screen as your own  word  processor, ì
  13. embedded behind each Client record.  In addition to entering text, you  can ì
  14. also import external text files, such as contracts or formal bids, into the ì
  15. relevant  record  associated with that text.  In this way, you  can  browse ì
  16. through the contract for a Client six months after the fact and long  after ì
  17. you have forgotten what the content was.  If you wish to export the memo to ì
  18. an external text file, you can do that too.
  19.  
  20. The  memo option presents itself in one of two ways.  When you are  in  the ì
  21. Add  option  for  the  Client file, the program asks  you  after  you  have ì
  22. finished  entering all data into the first screen if you wish to  create  a ì
  23. memo.   If  you  elect to do so, then the program will  go  into  the  Memo ì
  24. Options  Menu.  If you are in the Get option for the Client file, you  will ì
  25. see this option on the lower left: "F4 Memo Option".  Upon selecting  that, ì
  26. you  will  be  presented with a comprehensive menu  entitled  "Memo  Option ì
  27. Menu".  Each Client record has his or her own memo menu.   
  28.  
  29. It  contains  these options [the Client name appears on top  after  "Custom ì
  30. Memo"]:
  31.     
  32.                 ===Custom Memo for Accounting & Tax Service==
  33.                                Memo Options Menu
  34.                                  ===============   
  35.             ==========================================================
  36.             |             Tuesday, September 22, 1987                |
  37.             ----------------------------------------------------------
  38.             |       1)  Edit the existing memo or create a new one   |
  39.             |       2)  Output the memo to a text file               |
  40.             |       3)  Input a text file into this memo             |
  41.             |              [overwrite existing memo]                 |
  42.             |       4)  Input an external text file into this memo   |
  43.             |              [append to existing memo]                 |
  44.             |       5)  Set Left and Right Margins:                  |
  45.             |                        5                75             |
  46.             |       6) Toggle Edit Screen Code Help [Now On ]        |
  47.             |       7)  Print options  [Printit v3.5 [TM]]           |
  48.             |       8)  Create Quick Memo [TM]                       |
  49.             |                                                        |
  50.             |       R)  Return to Client record                      |
  51.             ==========================================================
  52.                    [Current character length of this memo = 0]
  53.  
  54.  
  55. This  menu will tell you at a glance the number of characters in the  memo, ìèthe current margins, and today's date.  You can input an existing text file ì
  56. into  the  memo  with  options 3 or 4.  As your memo  begins  to  grow  and ì
  57. accumulate  different  items, you can output it to an  external  text  file ì
  58. using option 2. 
  59.  
  60.  
  61. Option  1  puts you into the edit mode.  In this option you  are  presented ì
  62. with a full screen word processor with the following message on the  bottom ì
  63. of the screen:
  64.  
  65.  
  66. -----------------------------------------------------------------------------
  67.                               Edit Screen Codes:
  68.   Up arrow = move up 1 line, Down arrow = move down 1 line, Left Arrow = move
  69.   left 1 character, Right arrow = move right 1 word, HOME = start of current
  70.    line, END = end of current line, [CONTROL] HOME= start of memo, [CONTROL]
  71.  END = end of memo, PgUp = Next edit window up, PgDn = Next edit window down,
  72.          [CONTROL] W = Finished editing and save, ESC = abort editing.
  73.   Use [INS] key for inserting text, [DEL] to delete, [CONTROL] B to reformat
  74. -----------------------------------------------------------------------------
  75.  
  76.  
  77.  
  78. This  message gives you the codes that you can use in the full screen  word ì
  79. processor.   Immediately  above these codes you will observe  your  cursor.  ì
  80. You  can  type as long as you wish, just as in any  other  word  processor.   ì
  81. When  finished entering text, you can save it by entering [CONTROL]  W,  as ì
  82. per the instructions.  
  83.  
  84. After  you become conversant with the codes, you can replace the six  lines ì
  85. of the above instructions with this one line:      
  86.  
  87.  
  88. --------------------------------------------------------------
  89.         Edit Screen Codes: [CONTROL] W to save, ESC to abort
  90. --------------------------------------------------------------
  91.  
  92. To  toggle  back  and  forth between these 2  different  Screen  Code  help ì
  93. screens, enter option 6 on the Memo Options Menu.
  94.  
  95.                  6) Toggle Edit Screen Code Help [Now Off]         
  96.  
  97. Note  also that you can access each Client's memo from the  activity  file.  ì
  98. When you are either Adding or Getting an activity record, you will  observe ì
  99. 'F4'  is  displayed  to you for 'Memo'  options.   Remember  that  multiple ì
  100. activity  records for any one Client all have the SAME memo in  the  Client ì
  101. file.  
  102.  
  103.  
  104. Option 7 will print out the memo at this menu.
  105.  
  106. Option 8, Quick Memo [TM], though implemented in the Client Memo, is really ì
  107. meant  to be used for routine correspondence created in the Activity  Memo.  ì
  108. For  a  complete explanation of Quick Memo [TM], go to the  Activity  file, ì
  109. Memo Options Menu, and select the Help screen.